Eingabemaske

Durch Auswahl eines Menüpunktes unter Finanzberichte gelangen Sie zu einer Eingabemaske. Innerhalb dieser Eingabemaske legen Sie die Abfragekriterien für die Auswertung fest.

Hinweis

Der Aufbau der Eingabemaske variiert in Abhängigkeit des zuvor ausgewählten Menüpunktes. Es werden jeweils nur die Eingabefelder dargestellt, die für den ausgewählten Auswertungstyp benötigt werden.

Die Eingabemaske für den Auswertungstyp „Kontoauszug" sieht beispielsweise wie folgt aus:

Eingabemaske für den Auswertungstyp „Kontoauszug" mit nummerierten Eingabefeldern

Eingabefelder

1. Institution (Kostenstelle / Projekt)

Zur Auswahl der Kostenstelle oder des Projekts stehen zwei Felder bereit:

• Institution Eingabe – Freitextfeld zur Eingabe der Institutionsnummer oder Teilen der Bezeichnung
• Institution Auswahl – Drop-Down-Menü mit allen Kostenstellen und Projekten, für die eine Berechtigung besteht

Pflichtauswahl

Um eine Auswertung starten zu können, ist die Auswahl einer Institution notwendig!

Verfügbar bei: Allen Auswertungstypen

2. Einstiegsebene

Über dieses Dropdown-Feld können Sie die hierarchische Ebene auswählen, ab der Ihre Suche beginnt:

Option	Bedeutung
Fachbereich	Übergeordnete Fachbereichsebene
Institution 2. Ebene	Zweite Hierarchieebene
Institution 3. Ebene	Dritte Hierarchieebene
Institution 4. Ebene	Vierte Hierarchieebene (einzelne Kostenstelle)

Nützlich ohne bekannte Institutionsnummer

Wenn Sie die genaue Institutionsnummer Ihrer Kostenstelle nicht kennen, wählen Sie „Fachbereich" und navigieren Sie von dort durch die Hierarchie zur gewünschten Kostenstelle.

Verfügbar bei: Kontoauszug

3. inkl. Projekte

Über diese Checkbox kann gesteuert werden, ob bei der Auswertung die einer Kostenstelle untergeordneten Projekte berücksichtigt werden sollen oder nicht.

• Checkbox aktiviert (Häkchen gesetzt): Untergeordnete Projekte fließen in die Berechnung ein
• Checkbox deaktiviert: Nur die ausgewählte Kostenstelle wird berücksichtigt

Verfügbar bei: Allen Auswertungstypen

4. inkl. Null-Konten

Steuert, ob sogenannte „Null-Konten" berücksichtigt werden sollen. Mit „Null-Konten" sind Konten gemeint, die in allen Werten einen Wert gleich 0,00 besitzen.

• Checkbox deaktiviert (Standard): Null-Konten werden nicht berücksichtigt und nicht dargestellt
• Checkbox aktiviert: Null-Konten werden berücksichtigt und ausgewiesen

Einzelbuchungen

Beim Auswertungstyp „Einzelbuchungen" werden stets alle Buchungen dargestellt, also auch solche deren Betrag (und auch der Restbetrag) 0,00 entspricht.

Verfügbar bei: Kontostand, Kontoauszug

5. Haushaltsjahr

Zur Eingabe des Haushaltsjahres existiert ein Textfeld mit der Bezeichnung „im Haushaltsjahr". Das Haushaltsjahr muss in der Schreibweise yyyy angegeben werden.

Auswertungstyp	Haushaltsjahr
Kontostand	Pflichtfeld
Kontoauszug	Pflichtfeld
Einzelbuchungen	Optional

Jahresübergreifende Übersicht

Beim Auswertungstyp „Einzelbuchungen" können Sie das Haushaltsjahr-Feld leer lassen und stattdessen einen Buchungszeitraum über mehrere Jahre eingeben. So erhalten Sie eine jahresübergreifende Auswertung aller Buchungen in einem einzigen Ergebnis.

Eingabemaske für Einzelbuchungen mit optionalem Haushaltsjahr für jahresübergreifende Auswertung

6. Buchungszeitraum

Bei den Auswertungstypen Einzelbuchungen und Kontoauszug ist die Angabe des Buchungszeitraumes erforderlich.

• Für Anfangs- und Enddatum existieren jeweils zwei Drop-Down-Menüs (Tag und Monat)
• Für die Jahresangaben existieren Textfelder (Schreibweise yyyy)

Enddatum immer auf heute setzen

Setzen Sie das Enddatum immer auf das heutige Datum. Buchungen werden häufig erst nachträglich gebucht (z. B. Jahresabschluss-Korrekturen im Januar für das Vorjahr). Ein zu altes Enddatum führt dazu, dass diese Buchungen nicht erscheinen und der angezeigte Kontostand unvollständig wirkt.

Startdatum für Festlegungen aus dem Vorjahr

Setzen Sie das Startdatum auf den 01.12. des Vorjahres, um Festlegungen zu sehen, die beim Jahreswechsel übertragen wurden. Ohne dieses Datum fehlen möglicherweise Festlegungen in der Auswertung.

Eingabemaske für Einzelbuchungen mit korrekt gesetztem Buchungszeitraum

Video: Buchungszeitraum korrekt setzen (stumm)

Verfügbar bei: Einzelbuchungen, Kontoauszug

7. Erweiterte Filteroptionen (nur Einzelbuchungen)

Beim Auswertungstyp Einzelbuchungen stehen zusätzliche Filterfelder zur Verfügung:

Feld	Funktion
Buchungsbetrag	Suche nach einem bestimmten Betrag
Verwendungszweck	Freitextsuche im Verwendungszweck der Buchung
Kostenstelle	Filterung auf eine bestimmte Buchungs-Kostenstelle
Kostenträger	Filterung auf einen bestimmten Kostenträger
Erlös-/Kostenart	Filterung nach Erlös- oder Kostenart
Buchungskennzeichen	Filterung nach Buchungsart

Das Feld Buchungskennzeichen ermöglicht die gezielte Suche nach bestimmten Buchungstypen:

Kürzel	Buchungsart
F*	Festlegungen (Verpflichtungen)
H*	Haushaltsausgaben (reguläre Auszahlungen)
G*	Gutschriften / Mittelabrufe
S*	Systemische Buchungen (Ansatz, Rest, Zuweisung)
U*	Umbuchungen

Eine vollständige Erklärung aller Buchungsarten finden Sie im Glossar.

Aktualisieren-Schaltfläche

Wenn Sie das Haushaltsjahr ändern und anschließend auf „Aktualisieren" klicken, werden die Dropdowns der Eingabemaske (z. B. Buchungszeitraum) an das neue Haushaltsjahr angepasst. Der eingegebene Buchungszeitraum gilt immer im Kontext des eingetragenen Haushaltsjahres.

Auswertung starten

Nachdem alle erforderlichen Eingaben getätigt wurden, kann durch Betätigen der Schaltfläche „Ermitteln" die Auswertung angestoßen werden.

Fehlerfall

Sollte während des Verarbeitungsprozesses ein Fehler aufgetreten sein, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. In einem solchen Fall setzen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Administrator in Verbindung.

Nach einem erfolgreichen Verarbeitungsprozess wird direkt eine Ergebnisseite angezeigt.

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