Häufige Fragen (FAQ)¶

Zugang¶

Wie beantrage ich Zugang zu HIS-QIS?

Den Zugang beantragen Sie über das Formular „Antrag auf Teilnahme am Verfahren QISFSV". Alle Details finden Sie auf der Seite Zugang beantragen.

Ich möchte auch frühere Haushaltsjahre einsehen – wie geht das?

Tragen Sie im Antragsformular ein: „ab 01.01.20XX". Ohne diese Angabe erhalten Sie standardmäßig nur Zugriff auf das aktuelle und ggf. das vorangegangene Haushaltsjahr.

Buchungen und Kontostand¶

Der Kontostand stimmt anscheinend nicht – was tun?

Häufigste Ursache: Das Enddatum des Buchungszeitraums liegt in der Vergangenheit, sodass nachträgliche Buchungen (z. B. Jahresabschluss-Korrekturen) nicht berücksichtigt werden. Setzen Sie das Enddatum immer auf das heutige Datum.

Wenn der Wert dann immer noch nicht plausibel erscheint, wenden Sie sich an die Zentrale Buchungsstelle (Referat II/1.1.2).

Wie erkenne ich, wie viel Geld noch zur Verfügung steht?

Schauen Sie in der Kontostand-Ansicht auf die Spalte „Verf." (Verfügbar). Dieser Wert entspricht dem tatsächlich noch disponierbaren Budget:

Verf. = Ansatz + Rest + Sonstige Zuweisungen − Sperre − Ausgaben − Festlegungen

Bei Drittmitteln ist die Spalte „Verf. (Ein.)" (verfügbar gegenüber tatsächlichen Einnahmen) der relevante Wert.

Was bedeutet ein Minusbetrag bei einer Buchung?

Das hängt vom Titeltyp ab:

Bei Ausgabetiteln (1. Ziffer der Titelnummer 4–9): Minus = Gutschrift oder Rückerstattung
Bei Einnahmetiteln (1. Ziffer 0–3): Minus = Ausgabe oder Rückzahlung

Was ist eine Festlegung / Verpflichtung?

Eine Festlegung (Kürzel F) ist eine Mittelreservierung für eine noch nicht bezahlte Verbindlichkeit – zum Beispiel eine offene Bestellung, ein genehmigter Dienstreise-Vorschuss oder eine laufende Beauftragung. Das Geld ist zwar noch auf dem Konto, aber bereits „verplant" und erscheint im Kontostand in der Spalte „Verpfl.".

Ich sehe keine Festlegungen – warum?

Festlegungen aus dem Jahreswechsel (Vorjahres-Festlegungen, die ins neue Jahr übernommen wurden) sind nur sichtbar, wenn das Startdatum des Buchungszeitraums auf oder vor dem 01.12. des Vorjahres liegt.

Setzen Sie das Startdatum auf 01.12. des Vorjahres, um alle Festlegungen vollständig zu sehen.

Warum werden Belege zu einzelnen Buchungen nicht angezeigt?

Es gibt zwei mögliche Gründe:

Noch nicht gescannt: Der Beleg wurde zwar verbucht, aber noch nicht digitalisiert und ins System eingepflegt.
Datenschutz: Die Buchung betrifft eine andere Kostenstelle und ist für Sie aus Datenschutzgründen nicht einsehbar.

In beiden Fällen können Sie den Originalbeleg bei der Zentralen Buchungsstelle (Referat II/1.1.2) anfordern.

Buchungszeitraum und Haushaltsjahr¶

Was bedeutet der Tipp mit 01.12. des Vorjahres?

Buchungen werden häufig erst nach dem Jahreswechsel rückwirkend gebucht oder korrigiert. Wenn Sie als Startdatum den 01.12. des Vorjahres wählen, stellen Sie sicher, dass Sie auch diese späten Buchungen (insbesondere Jahresabschluss-Festlegungen) in Ihrer Auswertung sehen.

Wie sehe ich Buchungen über mehrere Haushaltsjahre?

Beim Auswertungstyp Einzelbuchungen: Lassen Sie das Feld „Haushaltsjahr" leer und geben Sie stattdessen einen jahresübergreifenden Buchungszeitraum ein. So erhalten Sie alle Buchungen über mehrere Jahre in einer einzigen Ansicht.

Drittmittel¶

Was ist der Unterschied zwischen „Verf. (Bewill.)" und „Verf. (Ein.)"?

Verf. (Bewill.): Was laut Bewilligungsbescheid noch ausgegeben werden darf (theoretischer Maximalwert)
Verf. (Ein.): Was aufgrund der tatsächlich eingegangenen Mittel noch verfügbar ist (praktisch relevanter Wert)

Ein negativer Wert in „Verf. (Ein.)" bedeutet: Es wurden mehr Mittel ausgegeben als bisher eingegangen sind. Nehmen Sie dann Kontakt mit Ihrer Drittmittelsachbearbeitung auf, um einen Mittelabruf einzuleiten.

Warum erscheinen in der Finanzsicht Projekte Minusbeträge beim Ausgabetitel?

Das ist normal. Ein Minusbetrag beim Ausgabetitel bedeutet, dass eine Rückerstattung oder Gutschrift auf diesem Titel gebucht wurde. Der tatsächlich verfügbare Betrag ergibt sich erst aus der Gesamtrechnung (Spalte „Verf.(Ein.)").

Verschiedenes¶

Was ist der Unterschied zwischen Kontostand, Kontoauszug, Einzelbuchungen und Finanzsicht Projekte?

Funktion	Beschreibung	Wann nutzen?
Kontostand	Aggregierte Übersicht (Summen pro Konto)	Schnelle Budgetkontrolle
Einzelbuchungen	Jede einzelne Buchungsbewegung mit Datum, Betrag, Belegnummer	Detailrecherche, Fehlersuche
Kontoauszug	Kombinierte Darstellung aus Kontostand + Einzelbuchungen; als PDF exportierbar	Vollständige Dokumentation
Finanzsicht Projekte	Überblick über alle Drittmittelprojekte	Projektkontrolle, Mittelabruf

Ich sehe beim Inventar nicht alle Geräte meiner Kostenstelle – warum?

Das Inventar wird über die Rolle „Inventarisierung" eingesehen, nicht über „Finanzbearbeitung". Sie müssen daher die Rolle wechseln (siehe Übersicht). Geräte, die einer anderen Kostenstelle zugeordnet wurden oder noch nicht inventarisiert sind, erscheinen nicht in Ihrer Ansicht. Nicht mehr vorhandene Geräte (z. B. verschrottete oder verlegte Inventarpositionen) melden Sie bitte an die Bestandsverwaltung, Referat II/2.5.