Einzelbuchungen¶

Die Darstellung der gefundenen Datensätze erfolgt in tabellarischer Form, wobei eine Kategorisierung der Einzelbuchungsdatensätze vorgenommen wird.

Kategorien¶

Es existieren 4 Kategorien von Einzelbuchungen:

Einnahmen und Ausgaben
Mittelzuweisungen, Bewilligungen und Reste
Verpflichtungen
Offene Forderungen

Für jede Kategorie existiert eine separate Tabelle mit entsprechender Überschrift.

Tabellenaufbau¶

Zeile 1: Spaltenüberschriften
Folgezeilen: Gefundene Datensätze

Bei einigen Spalten existieren zwei Spaltenüberschriften, die durch einen Zeilenumbruch voneinander getrennt sind. Bei diesen Spalten werden ebenfalls mehrere Werte dargestellt.

Beispiel: Doppelte Spaltenüberschriften

Es existiert eine Spalte mit den Bezeichnungen „B-Datum" und „K-Datum". Für jeden Datensatz werden in dieser Spalte das Buchungsdatum und das Kassendatum dargestellt. Existiert bei einem Datensatz nur das Buchungsdatum, wird in der 2. Zeile nichts dargestellt.

Sortierung¶

Die Datensätze sind sortiert nach:

Buchungsdatum (absteigend)
join_nr (absteigend)

Die neuesten Buchungen werden am Anfang der Tabelle dargestellt.

Leere Kategorien

Existieren für eine Kategorie keine Einzelbuchungen, wird durch eine entsprechende Meldung darauf hingewiesen.

Hinweis: Dies gilt nur für die Darstellung im Webbrowser (HTML-Darstellung). Bei der PDF-Darstellung werden leere Kategorien nicht dargestellt.

Buchungsarten (Kürzel)¶

In der Spalte „Buchart" erscheint ein Kürzel, das die Art der Buchung angibt:

Kürzel	Bezeichnung	Erläuterung
H	Haushaltsausgabe	Reguläre Auszahlung (Rechnung, Überweisung)
U	Umbuchung	Interne Mittelverschiebung zwischen Kostenstellen
HE	Haushaltsmitteleingang / Abschlagsreise	Vorschuss für Dienstreise oder eingehende Haushaltsmittel
HL	Rückforderung	Rückzahlung eines zu viel ausgezahlten Betrags
F	Festlegung	Reservierung für noch nicht bezahlte Verbindlichkeit
FF	Festlegung Fremdwährung	Festlegung in Fremdwährung; Eurobetrag wird nach Rückmeldung der Staatsoberkasse aktualisiert
FD	Festlegung Dauerauftrag	Festlegung für wiederkehrende Verpflichtungen (Daueraufträge)
G	Gutschrift / Mittelabruf	Gutschrift oder Mittelabruf bei Drittmittelprojekten
SH	Haushaltssoll	Ansatzbuchung zu Jahresbeginn
SR	Haushaltsrest	Vorjahresübertrag nicht verbrauchter Mittel
SZ	Sonstige Zuweisung	Nachträgliche Mittelzuweisung im laufenden Jahr
SP	Sperre	Sperrung von Haushaltsmitteln

Das vollständige Glossar finden Sie unter Glossar.

Minus-Beträge verstehen¶

Ein negativer Betrag hat je nach Titeltyp eine unterschiedliche Bedeutung:

Titeltyp	Erste Ziffer	Minus-Betrag bedeutet
Ausgabetitel	4–9	Gutschrift oder Rückerstattung
Einnahmetitel	0–3	Ausgabe oder Rückzahlung

Festlegungen aus dem Vorjahr¶

Startdatum 01.12. des Vorjahres

Festlegungen, die beim Jahreswechsel übertragen wurden, erscheinen mit einem Buchungsdatum im Dezember des Vorjahres. Um diese zu sehen, setzen Sie das Startdatum auf den 01.12. des Vorjahres.

FF-Buchungen (Fremdwährung)¶

Buchungen mit dem Kürzel FF sind Festlegungen in Fremdwährung (z. B. USD, GBP). Der Eurobetrag steht zum Zeitpunkt der Festlegung noch nicht endgültig fest und wird erst nach der Rückmeldung der Staatsoberkasse (nach tatsächlicher Zahlung) auf den korrekten Eurobetrag aktualisiert. Bis dahin kann der angezeigte Betrag ein vorläufiger Schätzwert sein.

Drittmittel-Buchungen¶

Bei Drittmittelprojekten erscheinen in den Einzelbuchungen sowohl Einnahmetitel (z. B. 282 41 – DFG-Einnahmen) als auch Ausgabetitel. Eine Buchung mit Kürzel G (Mittelabruf) zeigt an, dass beim Geldgeber Mittel abgerufen wurden.

Beleg aufrufen¶

Hinter jeder Buchung kann ein Beleg (PDF) aufgerufen werden. Ist kein Beleg sichtbar, gibt es zwei mögliche Gründe:

Beleg nicht angezeigt

Mögliche Ursachen:

Noch nicht gescannt – Der Beleg wurde zwar gebucht, aber noch nicht digitalisiert und ins System eingepflegt. Warten Sie einige Tage und prüfen Sie erneut.
Datenschutz – Die Buchung betrifft eine andere Kostenstelle und ist für Sie aus Datenschutzgründen nicht einsehbar (z. B. bei lehrstuhlübergreifenden Buchungen).

In beiden Fällen können Sie den Originalbeleg bei der Zentralen Buchungsstelle (Referat II/1.1.2) anfordern.

Unterkategorien bei „Einnahmen und Ausgaben"¶

Bei der Kategorie „Einnahmen und Ausgaben" erfolgt eine weitere Kategorisierung. Als Kriterium wird die erste Ziffer des Titels herangezogen:

Alle Einzelbuchungen mit der 1. Ziffer im Titel < 4 gehören zur 1. Unterkategorie (Einnahmen)
Alle Einzelbuchungen mit der 1. Ziffer im Titel > 3 gehören zur 2. Unterkategorie (Ausgaben)
Die beiden Unterkategorien sind durch eine Leerzeile voneinander getrennt

Tabelle mit Einzelbuchungen – Ansicht nach korrektem Setzen des Buchungszeitraums

Summe der Erlös- und Kostenarten¶

Am Ende der Seite wird eine weitere Tabelle dargestellt, in der die Summe der Erlös- und Kostenarten pro Buchungskonto bzw. Projekt aufgeführt wird:

Tabelle „Summe der Erlös- und Kostenarten pro Buchungskonto/Projekt"

Spalte	Inhalt
1	Unterste Buchungsebene
2	Kostenartennummer und Bezeichnung
3	Summierter Betrag