HIS-QIS Dokumentation

Description	HIS-QIS Dokumentation für Bedienstete der Universität Bayreuth
Copyright	© Universität Bayreuth – Impressum

HIS-QIS Dokumentation

Willkommen zur HIS-QIS Dokumentation für Bedienstete der Universität Bayreuth.

Diese Dokumentation beschreibt die Nutzung der Dezentralen Kontoinformation von QISFSV-3T. Das System bietet die Möglichkeit, Einsicht in die Buchungsdaten einer Kostenstelle oder eines Projektes zu nehmen.

Funktionen im Überblick

Die dezentrale Kontoinformation bietet folgende Kernfunktionen:

• Kontostand – Übersicht über den aktuellen Kontostand einer Kostenstelle/eines Projektes
• Einzelbuchungen – Detaillierte Auflistung einzelner Buchungsvorgänge
• Kontoauszug – Kombinierte Darstellung von Kontostand und Einzelbuchungen
• Finanzsicht Projekte – Projektbezogene Finanzübersicht

Voraussetzungen

Um die Funktionalitäten nutzen zu können, benötigen Sie eine Zugangsberechtigung und eine bt-Kennung der Universität Bayreuth.

Zugang noch nicht vorhanden?

Falls Sie noch keinen Zugang haben, stellen Sie zunächst einen Antrag. Alle Schritte sind beschrieben unter: Zugang beantragen

HIS/QIS-Portal

Die Internetadresse des HIS/QIS-Portals lautet: https://qis-fsv.uvw.uni-bayreuth.de

Schnelleinstieg

1. Zugang beantragen – falls noch nicht vorhanden
2. Melden Sie sich im HIS/QIS-Portal mit Ihrer bt-Kennung an
3. Wählen Sie den gewünschten Menüpunkt unter Finanzberichte
4. Geben Sie die Abfragekriterien in der Eingabemaske ein
5. Betätigen Sie die Schaltfläche Ermitteln
6. Analysieren Sie die Ergebnisseite

Übersicht

Dieses Dokument beschreibt die Nutzung der Dezentralen Kontoinformation von QISFSV-3T.

Die dezentrale Kontoinformation von QISFSV-3T bietet die Möglichkeit, Einsicht in die Buchungsdaten einer Kostenstelle/eines Projektes zu nehmen.

Anmeldung

Um die Funktionalitäten nutzen zu können, ist zunächst eine Anmeldung mit Benutzername und Passwort im HIS/QIS-Portal erforderlich. Den Benutzernamen und das Passwort erhalten Sie vom Rechenzentrum.

Portal-Adresse

Die Internetadresse des HIS/QIS-Portals lautet: https://qis-fsv.uvw.uni-bayreuth.de

Ausgangspunkt: Die Startseite der Universität Bayreuth – von hier aus navigieren Sie zum HIS/QIS-Portal

Das HIS/QIS Online-Portal mit Anmeldeformular

Nach der Anmeldung

Nach einer erfolgreichen Anmeldung sollten Sie im Portal die folgenden Menüs angezeigt bekommen:

• Meine Funktionen – Verwaltung Ihrer Nutzerdaten
• Finanzberichte – Zugang zu den Finanzauswertungen

Portal-Ansicht nach erfolgreicher Anmeldung mit den Menüpunkten „Meine Funktionen" und „Finanzberichte"

Rollenwechsel

In der grünen Menüzeile oben sehen Sie Ihre Anmeldedaten und können zwischen Ihren Rollen umschalten. Standardmäßig stehen zwei Rollen zur Verfügung:

Rolle	Funktion
Finanzbearbeitung	Zugang zu den Finanzberichten (Kontostand, Einzelbuchungen, Kontoauszug, Finanzsicht Projekte)
Inventarisierung (lesend)	Einsicht in das Inventar der für Sie freigeschalteten Kostenstellen

Um die Rolle zu wechseln, klicken Sie oben auf Ihren aktuellen Rollennamen und wählen Sie die gewünschte Rolle aus.

Der „Rolle wählen"-Dialog mit den verfügbaren Rollen

Video: Rollenwechsel im Menü (stumm)

Nachfolgend werden die einzelnen Menüpunkte beschrieben.

Zugang beantragen

Um HIS-QIS nutzen zu können, benötigen Sie eine Zugangsberechtigung. Diese müssen Sie einmalig beantragen.

Voraussetzung

Sie benötigen eine bt-Kennung der Universität Bayreuth (z. B. bt12345). Diese erhalten Sie beim IT-Servicezentrum.

Antrag stellen

1. Antragsformular finden

Das Formular „Antrag auf Teilnahme am Verfahren QISFSV" finden Sie im Intranet der Universität Bayreuth:

Intranet → Formulare, Prozesse & Service → Finanzen & Beschaffung → HIS-QIS-Formulare

2. Antrag ausfüllen

Tragen Sie folgende Informationen ein:

Feld	Inhalt
bt-Kennung	Ihre persönliche Uni-Kennung (z. B. bt12345)
Kapitel	In der Regel 1524 (Universität Bayreuth)
Titelgruppe	40 (Haushaltsmittel) oder 41 (Drittmittel)
Kostenstelle(n)	8-stellige Nummer(n) der gewünschten Kostenstellen

Rechte übernehmen

Wenn Sie die Aufgaben einer anderen Person übernehmen (z. B. bei Nachfolge auf einer Stelle), können Sie im Antrag „Einsicht wie Person XY" angeben. Ihre Berechtigungen werden dann identisch zu den bestehenden Rechten dieser Person eingerichtet.

Rückwirkender Zugang

Wenn Sie auch frühere Haushaltsjahre einsehen möchten, tragen Sie im Antrag ein: „ab 01.01.20XX". Ohne diese Angabe erhalten Sie standardmäßig nur Zugriff auf das aktuelle Haushaltsjahr.

3. Unterschrift einholen

Der Antrag muss vom Verfügungsberechtigten (z. B. Lehrstuhlinhaberin oder Lehrstuhlinhaber) unterschrieben werden.

4. Antrag einreichen

Senden Sie den unterschriebenen Antrag per Hauspost an:

Referat II/1.1.2 – Zentrale Buchungsstelle
Abteilung Finanzangelegenheiten

5. Freischaltung

Die Freischaltung erfolgt durch das IT-Servicezentrum. Sie erhalten eine Bestätigung, sobald der Zugang eingerichtet ist.

Automatischer Zugang bei neuen Kostenstellen

Wenn eine neue Kostenstelle eingerichtet wird, erhalten alle Inhaberinnen, Inhaber und Sekretariate der zugehörigen Organisationseinheit automatisch Lesezugang – mit einer kurzen Verzögerung von wenigen Tagen.

Zugang entfernen

Wenn Sie keinen Zugang mehr benötigen (z. B. bei Stellenwechsel), wenden Sie sich direkt an das IT-Servicezentrum:

irena.bielowski@uni-bayreuth.de

Kostenstellenstruktur

Das Haushaltssystem der Universität Bayreuth gliedert sich in eine hierarchische Struktur. Das Verständnis dieser Struktur hilft Ihnen, die Anzeigen in HIS-QIS richtig zu interpretieren.

Aufbau

Kapitel4-stellig

1524 …

↓

Titelgruppe (TG)2-stellig

40 Haushaltsmittel 41 Drittmittel 03 Studienbeiträge …

↓

Kostenstelle (KoSt)8-stellig

99999940 Haushaltskostenstelle

99999941 Drittmittelkostenstelle

↓ je Kostenstelle mehrere Titel möglich

Titel 3–6-stellig	28241	42901 42941	54740 54741	81240
	↓	↓	↓	↓
Ausgabeart (AA) 3-stellig, i.d.R. bei Drittmitteln	000, 200, …	425, 812, 817, …	843, 846	850
	↓	↓	↓	↓
Kostenart (KOA) 5-stellig, immer anzugeben	50020 51710 …	64635 64768 …	61610 60601 …	08700 07300 …

Ebene	Bezeichnung	Erläuterung
Kapitel	4-stellig	1524 = Universität Bayreuth
Titelgruppe (TG)	2-stellig	40 = Haushaltsmittel, 41 = Drittmittel
Kostenstelle	8-stellig	Eindeutige Nummer eines Lehrstuhls, Fachbereichs oder Projekts
Titel	3–6-stellig	Gibt die Art der Ausgabe oder Einnahme an
Ausgabeart (AA)	3-stellig	Nur bei Drittmitteln; Feingliederung der Ausgabenart
Kostenart (KOA)	5-stellig	Buchhalterische Klassifikation

Titelgruppen im Detail

TG 40 – Haushaltsmittel

• Finanziert aus dem regulären Universitätshaushalt
• Zu Jahresbeginn wird ein Ansatz (Budget) festgelegt
• Nicht verbrauchte Mittel werden als Haushaltsrest ins nächste Jahr übertragen (sofern genehmigt)
• In HIS-QIS erkennbar: Spalten Ansatz, Rest, Verf.

TG 41 – Drittmittel

• Finanziert aus eingeworbenen Drittmittelprojekten (z. B. DFG, BMBF, EU)
• Kein fester Ansatz – die Verfügbarkeit richtet sich nach den tatsächlich eingegangenen Einnahmen
• Bewilligungsbetrag und Ist-Einnahmen können abweichen
• In HIS-QIS erkennbar: Spalten Bewill., Einn., Verf.(Ein.)

Titelarten

Anhand der ersten Ziffer der Titelnummer erkennen Sie, ob es sich um einen Einnahme- oder Ausgabetitel handelt:

Erste Ziffer	Titelart	Beispiele
0 – 3	Einnahmetitel	119 29 (Sonstige Einnahmen), 282 41 (DFG-Zuwendungen)
4 – 9	Ausgabetitel	547 30 (Reisekosten), 812 01 (Geräte über 800 €)

Minus-Beträge richtig lesen

Bei Ausgabetiteln bedeutet ein Minusbetrag eine Gutschrift oder Rückerstattung.
Bei Einnahmetiteln bedeutet ein Minusbetrag eine Ausgabe oder Rückzahlung.
Weitere Details finden Sie unter Einzelbuchungen.

Feststellungsvermerk bei Rechnungen

Jede Rechnung, die über HIS-QIS abgewickelt wird, benötigt einen Feststellungsvermerk. Dieser bestätigt, dass die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Das Formular „Externe Rechnung" ist der Standardweg für die Rechnungsanweisung. Ohne ausgefüllten Feststellungsvermerk kann die Zentrale Buchungsstelle die Rechnung nicht bearbeiten.

Beschaffungen über die Einkaufsabteilung

Für Beschaffungen gilt grundsätzlich, dass diese über die Einkaufsabteilung abzuwickeln sind. Nur in Ausnahmefällen ist eine direkte Beschaffung durch den Lehrstuhl zulässig.

Unterlagen

Das vollständige Dokument zur Kostenstellenstruktur der Universität Bayreuth steht Ihnen auf Anfrage bei der Zentralen Buchungsstelle (Referat II/1.1.2) zur Verfügung.

Meine Funktionen

Im Menüpunkt Meine Funktionen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Nutzerdaten einzusehen und bestimmte Felder zu ändern.

Eigene FSV-Nutzerdaten

Wenn Sie auf „Eigene FSV-Nutzerdaten ändern" klicken, gelangen Sie zu einem Formular mit zwei Registerkarten.

Registerkarte „Person"

Diese Registerkarte zeigt Ihre persönlichen Nutzerdaten. Folgende Felder sind vorhanden:

Feld	Bearbeitbar	Hinweis
Login (bt-Kennung)	Nein	Wird vom System vergeben
Aktiv / Inaktiv	Nein	Wird vom Administrator gesetzt
Nachname	Nein	Änderung nur über IT-Servicezentrum möglich
Vorname	Nein	Änderung nur über IT-Servicezentrum möglich
Geschlecht	Ja	Pflichtfeld
Telefon	Ja	Pflichtfeld
E-Mail	Ja	Pflichtfeld
Institution	Nein	Zeigt Ihre zugeordnete Organisationseinheit
Kürzel	Ja	Optionales Kürzel
Sieht Projekte	Nein	Berechtigung für Drittmittelprojekte; wird vom Administrator gesetzt
Berechtigungen vererben	Nein	Systeminterne Einstellung

Pflichtfelder

Die mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder (Geschlecht, Telefon, E-Mail) müssen ausgefüllt sein. Speichern ist nur möglich, wenn alle Pflichtfelder befüllt sind.

Speichern der Änderungen

1. Passen Sie die gewünschten Felder an
2. Betätigen Sie die Schaltfläche „Speichern"
3. Bei einem Fehler wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt

Mit dem Link „Startseite" gelangen Sie jederzeit zurück zum Portal.

Registerkarte „Recht für Institutionen…"

Diese Registerkarte zeigt eine Übersicht Ihrer zugewiesenen Kostenstellen-Berechtigungen. Hier sehen Sie, auf welche Institutionen (Kostenstellen) Ihr Konto Zugriff hat.

Berechtigungen ändern

Berechtigungsänderungen (Hinzufügen oder Entfernen von Kostenstellen) sind nur über einen formellen Zugangsantrag möglich.

Finanzberichte

Menüpunkt „Finanzberichte" mit den verfügbaren Auswertungstypen

Im Menüpunkt Finanzberichte haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Auswertungstypen:

Auswertungstyp	Beschreibung
Kontostand	Übersicht über den aktuellen Kontostand
Einzelbuchungen	Detaillierte Auflistung einzelner Buchungsvorgänge
Kontoauszug	Kombinierte Darstellung von Kontostand und Einzelbuchungen
Finanzsicht Projekte	Projektbezogene Finanzübersicht

Durch Auswahl eines dieser Menüpunkte gelangen Sie zu einer Eingabemaske, in der Sie die Abfragekriterien für die Auswertung festlegen.

Eingabemaske

Durch Auswahl eines Menüpunktes unter Finanzberichte gelangen Sie zu einer Eingabemaske. Innerhalb dieser Eingabemaske legen Sie die Abfragekriterien für die Auswertung fest.

Hinweis

Der Aufbau der Eingabemaske variiert in Abhängigkeit des zuvor ausgewählten Menüpunktes. Es werden jeweils nur die Eingabefelder dargestellt, die für den ausgewählten Auswertungstyp benötigt werden.

Die Eingabemaske für den Auswertungstyp „Kontoauszug" sieht beispielsweise wie folgt aus:

Eingabemaske für den Auswertungstyp „Kontoauszug" mit nummerierten Eingabefeldern

Eingabefelder

1. Institution (Kostenstelle / Projekt)

Zur Auswahl der Kostenstelle oder des Projekts stehen zwei Felder bereit:

• Institution Eingabe – Freitextfeld zur Eingabe der Institutionsnummer oder Teilen der Bezeichnung
• Institution Auswahl – Drop-Down-Menü mit allen Kostenstellen und Projekten, für die eine Berechtigung besteht

Pflichtauswahl

Um eine Auswertung starten zu können, ist die Auswahl einer Institution notwendig!

Verfügbar bei: Allen Auswertungstypen

2. Einstiegsebene

Über dieses Dropdown-Feld können Sie die hierarchische Ebene auswählen, ab der Ihre Suche beginnt:

Option	Bedeutung
Fachbereich	Übergeordnete Fachbereichsebene
Institution 2. Ebene	Zweite Hierarchieebene
Institution 3. Ebene	Dritte Hierarchieebene
Institution 4. Ebene	Vierte Hierarchieebene (einzelne Kostenstelle)

Nützlich ohne bekannte Institutionsnummer

Wenn Sie die genaue Institutionsnummer Ihrer Kostenstelle nicht kennen, wählen Sie „Fachbereich" und navigieren Sie von dort durch die Hierarchie zur gewünschten Kostenstelle.

Verfügbar bei: Kontoauszug

3. inkl. Projekte

Über diese Checkbox kann gesteuert werden, ob bei der Auswertung die einer Kostenstelle untergeordneten Projekte berücksichtigt werden sollen oder nicht.

• Checkbox aktiviert (Häkchen gesetzt): Untergeordnete Projekte fließen in die Berechnung ein
• Checkbox deaktiviert: Nur die ausgewählte Kostenstelle wird berücksichtigt

Verfügbar bei: Allen Auswertungstypen

4. inkl. Null-Konten

Steuert, ob sogenannte „Null-Konten" berücksichtigt werden sollen. Mit „Null-Konten" sind Konten gemeint, die in allen Werten einen Wert gleich 0,00 besitzen.

• Checkbox deaktiviert (Standard): Null-Konten werden nicht berücksichtigt und nicht dargestellt
• Checkbox aktiviert: Null-Konten werden berücksichtigt und ausgewiesen

Einzelbuchungen

Beim Auswertungstyp „Einzelbuchungen" werden stets alle Buchungen dargestellt, also auch solche deren Betrag (und auch der Restbetrag) 0,00 entspricht.

Verfügbar bei: Kontostand, Kontoauszug

5. Haushaltsjahr

Zur Eingabe des Haushaltsjahres existiert ein Textfeld mit der Bezeichnung „im Haushaltsjahr". Das Haushaltsjahr muss in der Schreibweise yyyy angegeben werden.

Auswertungstyp	Haushaltsjahr
Kontostand	Pflichtfeld
Kontoauszug	Pflichtfeld
Einzelbuchungen	Optional

Jahresübergreifende Übersicht

Beim Auswertungstyp „Einzelbuchungen" können Sie das Haushaltsjahr-Feld leer lassen und stattdessen einen Buchungszeitraum über mehrere Jahre eingeben. So erhalten Sie eine jahresübergreifende Auswertung aller Buchungen in einem einzigen Ergebnis.

Eingabemaske für Einzelbuchungen mit optionalem Haushaltsjahr für jahresübergreifende Auswertung

6. Buchungszeitraum

Bei den Auswertungstypen Einzelbuchungen und Kontoauszug ist die Angabe des Buchungszeitraumes erforderlich.

• Für Anfangs- und Enddatum existieren jeweils zwei Drop-Down-Menüs (Tag und Monat)
• Für die Jahresangaben existieren Textfelder (Schreibweise yyyy)

Enddatum immer auf heute setzen

Setzen Sie das Enddatum immer auf das heutige Datum. Buchungen werden häufig erst nachträglich gebucht (z. B. Jahresabschluss-Korrekturen im Januar für das Vorjahr). Ein zu altes Enddatum führt dazu, dass diese Buchungen nicht erscheinen und der angezeigte Kontostand unvollständig wirkt.

Startdatum für Festlegungen aus dem Vorjahr

Setzen Sie das Startdatum auf den 01.12. des Vorjahres, um Festlegungen zu sehen, die beim Jahreswechsel übertragen wurden. Ohne dieses Datum fehlen möglicherweise Festlegungen in der Auswertung.

Eingabemaske für Einzelbuchungen mit korrekt gesetztem Buchungszeitraum

Video: Buchungszeitraum korrekt setzen (stumm)

Verfügbar bei: Einzelbuchungen, Kontoauszug

7. Erweiterte Filteroptionen (nur Einzelbuchungen)

Beim Auswertungstyp Einzelbuchungen stehen zusätzliche Filterfelder zur Verfügung:

Feld	Funktion
Buchungsbetrag	Suche nach einem bestimmten Betrag
Verwendungszweck	Freitextsuche im Verwendungszweck der Buchung
Kostenstelle	Filterung auf eine bestimmte Buchungs-Kostenstelle
Kostenträger	Filterung auf einen bestimmten Kostenträger
Erlös-/Kostenart	Filterung nach Erlös- oder Kostenart
Buchungskennzeichen	Filterung nach Buchungsart

Das Feld Buchungskennzeichen ermöglicht die gezielte Suche nach bestimmten Buchungstypen:

Kürzel	Buchungsart
F*	Festlegungen (Verpflichtungen)
H*	Haushaltsausgaben (reguläre Auszahlungen)
G*	Gutschriften / Mittelabrufe
S*	Systemische Buchungen (Ansatz, Rest, Zuweisung)
U*	Umbuchungen

Eine vollständige Erklärung aller Buchungsarten finden Sie im Glossar.

Aktualisieren-Schaltfläche

Wenn Sie das Haushaltsjahr ändern und anschließend auf „Aktualisieren" klicken, werden die Dropdowns der Eingabemaske (z. B. Buchungszeitraum) an das neue Haushaltsjahr angepasst. Der eingegebene Buchungszeitraum gilt immer im Kontext des eingetragenen Haushaltsjahres.

Auswertung starten

Nachdem alle erforderlichen Eingaben getätigt wurden, kann durch Betätigen der Schaltfläche „Ermitteln" die Auswertung angestoßen werden.

Fehlerfall

Sollte während des Verarbeitungsprozesses ein Fehler aufgetreten sein, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. In einem solchen Fall setzen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Administrator in Verbindung.

Nach einem erfolgreichen Verarbeitungsprozess wird direkt eine Ergebnisseite angezeigt.

Ergebnisseiten

Allgemeine Hinweise zu Ergebnisseiten

Unabhängig vom gewählten Auswertungstyp besitzen die Ergebnisseiten einen ähnlichen Aufbau. Die Ergebnisseiten können in 3 Bereiche eingeteilt werden:

Bereich 1: Abfragekriterien

Im ersten Bereich werden nochmals die Abfragekriterien dargestellt. Die Darstellung variiert in Abhängigkeit des gewählten Auswertungstyps:

Auswertungstyp	Angezeigte Kriterien
Kontostand	Kostenstelle, Haushaltsjahr, Kapitel, Titelgruppe/Deckungsring
Einzelbuchungen	Zusätzlich: Buchungszeitraum
Kontoauszug	Zusätzlich: Buchungszeitraum

Standardmäßig erfolgt die Auswertung über alle Kapitel und alle Titelgruppen.

Export-Icons

In diesem Bereich existieren entsprechende Icons zur Generierung von PDF- und CSV-Dokumenten.

Kontoauszug

Beim Auswertungstyp „Kontoauszug" ist es nicht möglich, ein CSV-Dokument zu generieren. Das entsprechende Icon wird daher nicht dargestellt.

Zur Generierung des entsprechenden Dokuments muss lediglich das dazugehörige Icon ausgewählt werden. Es öffnet sich anschließend ein Dialogfenster, in dem ausgewählt werden kann, wie mit der erstellten Datei weiterverfahren werden soll.

Bereich 2: Datensätze

Im zweiten Bereich erfolgt die Darstellung der gefundenen Datensätze. Der Aufbau variiert je nach Auswertungstyp:

• Kontostand
• Einzelbuchungen
• Kontoauszug

Bereich 3: Sucheinschränkung

Im dritten Bereich besteht die Möglichkeit, die Suche auf eine bestimmte Kombination einzuschränken:

• Haushaltsjahr
• Kapitel
• Titelgruppe/Deckungsring

Dialog „Suche einschränken" mit Drop-Down-Menü für Haushaltsjahr, Kapitel und Titelgruppe/Deckungsring

Hierfür werden innerhalb eines Drop-Down-Menüs die möglichen Kombinationen von Haushaltsjahr, Kapitel und Titelgruppe/Deckungsring dargestellt. Durch Auswahl einer der angebotenen Kombinationen und Betätigung der Schaltfläche „Ermitteln" erfolgt die eigentliche Einschränkung.

Hinweis

Die Möglichkeit zur Einschränkung der Suche besteht nur, wenn aufgrund der gefundenen Datensätze mindestens 2 unterschiedliche Kombinationen von Haushaltsjahr, Kapitel und Titelgruppe/Deckungsring existieren!

Kontostand

Die Ergebnisseite des Auswertungstyps Kontostand stellt die gefundenen Datensätze in Blöcken dar.

Aufbau eines Datensatz-Blocks

Jeder Block besteht aus folgenden Zeilen:

Zeile	Inhalt
1	Charakterisierung des Datensatzes (z.B. „Institution in Tgr/Dr"), Kostenstellen-/Projektnummer und -bezeichnung
2	Haushaltsjahr, Kapitel und – je nach Kontentyp – Deckungsring bzw. Titel und Untertitel
3–6	Numerische Werte mit Bezeichnungen (variiert je nach Kontentyp)
7	Spaltenweise Summe der Werte aus Zeilen 3–6
8	Weitere Summen (nur bei Drittmittel-Konten)

Beispiel: Haushaltskonto (TG 40)

Das folgende Beispiel zeigt einen typischen Kontostand für ein Haushaltskonto:

Kontostand eines Haushaltskontos (TG 40) mit Ansatz, Rest, Ausgaben und Festlegungen

Felderklärung

Haushaltsmittel (TG 40)

Spalte	Kürzel	Bedeutung
Ansatz	SH	Bewilligter Haushaltsansatz für das laufende Jahr
Rest	SR	Nicht verbrauchter Haushaltsrest aus dem Vorjahr (Übertrag)
Sonst. Zuweisung	SZ	Zusätzliche Mittelzuweisungen im laufenden Jahr (z. B. durch Umwidmung)
Sperre	SP	Vorübergehend gesperrte, nicht disponible Mittel (an der Universität Bayreuth nicht genutzt)
Forderungen	H	Geld, das noch zu erwarten ist (offene Sollstellungen)
Ausg.	—	Summe aller Ausgaben
Verpfl.	F	Festgelegte, aber noch nicht ausgezahlte Beträge (offene Verpflichtungen)
Einn.	—	Eingegangene Einnahmen auf diesem Konto
Verf.	—	Tatsächlich verfügbares Budget
Verf. o. Festl.	—	Verfügbar ohne Berücksichtigung der Festlegungen

Formel Verfügbar:

Verf. = Ansatz + Rest + Sonst.Zuweisung − Sperre − Ausgaben − Verpflichtungen

Drittmittel (TG 41)

Spalte	Kürzel	Bedeutung
Bewill.	SH	Bewilligter Gesamtbetrag des Drittmittelprojekts
Bewill. Rest	SR	Verbleibender Bewilligungsbetrag
Ges. Bewill.	—	Gesamtbewilligung über die Projektlaufzeit
Ein. Rest + Einn.	—	Einnahmenrest aus Vorjahr + tatsächlich eingegangene Mittel
Ein. Rest	SG	Einnahmenrest aus dem Vorjahr
Verf. (Bewill.)	—	Verfügbar gegenüber Bewilligung (laut Bewilligungsbescheid)
Verf. (Ein.)	—	Verfügbar gegenüber tatsächlichen Einnahmen – wichtigster Wert

Drittmittel: Zwei Verfügbar-Werte

Bei Drittmittelkonten gibt es zwei Verfügbarkeitswerte. Für die laufende Budgetkontrolle ist „Verf. (Ein.)" der relevante Wert: Er zeigt, was auf Basis der tatsächlich eingegangenen Mittel noch ausgegeben werden kann.

Beispielrechnung

Das folgende Beispiel aus der Schulung zeigt, wie der verfügbare Betrag berechnet wird:

Position	Betrag
Ansatz (SH)	20.000,00 €
+ Rest aus Vorjahr (SR)	1.000,00 €
− Sonstige Zuweisung (Umwidmung)	−2.000,00 €
= Gesamtverfügung	19.000,00 €
− Ausgaben (H)	949,46 €
− Festlegungen (F)	1.240,00 €
= Verfügbar	16.810,54 €

Kontentypen

Deckungsringkonten vs. Titelkonten

• Bei Deckungsringkonten wird der Deckungsring ausgewiesen
• Bei Titelkonten wird der Titel und (sofern vorhanden) der Untertitel dargestellt

Einnahmesicht

Bei E-Titel- und Haushalts-Deckungsring-Konten wird in der 3. Spalte die „Einnahmesicht" dargestellt.

Einnahmesicht und Summierung

Die innerhalb der „Einnahmesicht" dargestellten Beträge gehen nicht in die Summierung (Zeile 7) ein. Diese Beträge besitzen eine andere Hintergrundfarbe (weiß), um diesen Sachverhalt zu verdeutlichen.

Darstellung nach Kontotyp

E-Titelkonto

Darstellung eines E-Titelkontos

A-Titelkonto

Darstellung eines A-Titelkontos

Haushalts-Deckungsringkonto

Darstellung eines Haushalts-Deckungsringkontos mit Einnahmesicht

Drittmittel-Projektkonto

Darstellung eines Drittmittel-Projektkontos mit zusätzlichen Summenzeilen

Aggregation

Der letzte Block stellt die aggregierten Einzelwerte der gefundenen Datensätze dar. In die Aggregation fließen nur die Beträge der Projektkonten sowie der Konten auf der obersten Kontenebene ein.

Aggregierte Darstellung aller Konten der obersten Kontenebene und Projekte

Video: Kontostand ermitteln

Video: Kontostand ermitteln (stumm)

Einzelbuchungen

Die Darstellung der gefundenen Datensätze erfolgt in tabellarischer Form, wobei eine Kategorisierung der Einzelbuchungsdatensätze vorgenommen wird.

Kategorien

Es existieren 4 Kategorien von Einzelbuchungen:

1. Einnahmen und Ausgaben
2. Mittelzuweisungen, Bewilligungen und Reste
3. Verpflichtungen
4. Offene Forderungen

Für jede Kategorie existiert eine separate Tabelle mit entsprechender Überschrift.

Tabellenaufbau

• Zeile 1: Spaltenüberschriften
• Folgezeilen: Gefundene Datensätze

Bei einigen Spalten existieren zwei Spaltenüberschriften, die durch einen Zeilenumbruch voneinander getrennt sind. Bei diesen Spalten werden ebenfalls mehrere Werte dargestellt.

Beispiel: Doppelte Spaltenüberschriften

Es existiert eine Spalte mit den Bezeichnungen „B-Datum" und „K-Datum". Für jeden Datensatz werden in dieser Spalte das Buchungsdatum und das Kassendatum dargestellt. Existiert bei einem Datensatz nur das Buchungsdatum, wird in der 2. Zeile nichts dargestellt.

Sortierung

Die Datensätze sind sortiert nach:

1. Buchungsdatum (absteigend)
2. join_nr (absteigend)

Die neuesten Buchungen werden am Anfang der Tabelle dargestellt.

Leere Kategorien

Existieren für eine Kategorie keine Einzelbuchungen, wird durch eine entsprechende Meldung darauf hingewiesen.

Hinweis: Dies gilt nur für die Darstellung im Webbrowser (HTML-Darstellung). Bei der PDF-Darstellung werden leere Kategorien nicht dargestellt.

Buchungsarten (Kürzel)

In der Spalte „Buchart" erscheint ein Kürzel, das die Art der Buchung angibt:

Kürzel	Bezeichnung	Erläuterung
H	Haushaltsausgabe	Reguläre Auszahlung (Rechnung, Überweisung)
U	Umbuchung	Interne Mittelverschiebung zwischen Kostenstellen
HE	Haushaltsmitteleingang / Abschlagsreise	Vorschuss für Dienstreise oder eingehende Haushaltsmittel
HL	Rückforderung	Rückzahlung eines zu viel ausgezahlten Betrags
F	Festlegung	Reservierung für noch nicht bezahlte Verbindlichkeit
FF	Festlegung Fremdwährung	Festlegung in Fremdwährung; Eurobetrag wird nach Rückmeldung der Staatsoberkasse aktualisiert
FD	Festlegung Dauerauftrag	Festlegung für wiederkehrende Verpflichtungen (Daueraufträge)
G	Gutschrift / Mittelabruf	Gutschrift oder Mittelabruf bei Drittmittelprojekten
SH	Haushaltssoll	Ansatzbuchung zu Jahresbeginn
SR	Haushaltsrest	Vorjahresübertrag nicht verbrauchter Mittel
SZ	Sonstige Zuweisung	Nachträgliche Mittelzuweisung im laufenden Jahr
SP	Sperre	Sperrung von Haushaltsmitteln

Das vollständige Glossar finden Sie unter Glossar.

Minus-Beträge verstehen

Ein negativer Betrag hat je nach Titeltyp eine unterschiedliche Bedeutung:

Titeltyp	Erste Ziffer	Minus-Betrag bedeutet
Ausgabetitel	4–9	Gutschrift oder Rückerstattung
Einnahmetitel	0–3	Ausgabe oder Rückzahlung

Festlegungen aus dem Vorjahr

Startdatum 01.12. des Vorjahres

Festlegungen, die beim Jahreswechsel übertragen wurden, erscheinen mit einem Buchungsdatum im Dezember des Vorjahres. Um diese zu sehen, setzen Sie das Startdatum auf den 01.12. des Vorjahres.

FF-Buchungen (Fremdwährung)

Buchungen mit dem Kürzel FF sind Festlegungen in Fremdwährung (z. B. USD, GBP). Der Eurobetrag steht zum Zeitpunkt der Festlegung noch nicht endgültig fest und wird erst nach der Rückmeldung der Staatsoberkasse (nach tatsächlicher Zahlung) auf den korrekten Eurobetrag aktualisiert. Bis dahin kann der angezeigte Betrag ein vorläufiger Schätzwert sein.

Drittmittel-Buchungen

Bei Drittmittelprojekten erscheinen in den Einzelbuchungen sowohl Einnahmetitel (z. B. 282 41 – DFG-Einnahmen) als auch Ausgabetitel. Eine Buchung mit Kürzel G (Mittelabruf) zeigt an, dass beim Geldgeber Mittel abgerufen wurden.

Beleg aufrufen

Hinter jeder Buchung kann ein Beleg (PDF) aufgerufen werden. Ist kein Beleg sichtbar, gibt es zwei mögliche Gründe:

Beleg nicht angezeigt

Mögliche Ursachen:

1. Noch nicht gescannt – Der Beleg wurde zwar gebucht, aber noch nicht digitalisiert und ins System eingepflegt. Warten Sie einige Tage und prüfen Sie erneut.
2. Datenschutz – Die Buchung betrifft eine andere Kostenstelle und ist für Sie aus Datenschutzgründen nicht einsehbar (z. B. bei lehrstuhlübergreifenden Buchungen).

In beiden Fällen können Sie den Originalbeleg bei der Zentralen Buchungsstelle (Referat II/1.1.2) anfordern.

Unterkategorien bei „Einnahmen und Ausgaben"

Bei der Kategorie „Einnahmen und Ausgaben" erfolgt eine weitere Kategorisierung. Als Kriterium wird die erste Ziffer des Titels herangezogen:

• Alle Einzelbuchungen mit der 1. Ziffer im Titel < 4 gehören zur 1. Unterkategorie (Einnahmen)
• Alle Einzelbuchungen mit der 1. Ziffer im Titel > 3 gehören zur 2. Unterkategorie (Ausgaben)
• Die beiden Unterkategorien sind durch eine Leerzeile voneinander getrennt

Tabelle mit Einzelbuchungen – Ansicht nach korrektem Setzen des Buchungszeitraums

Summe der Erlös- und Kostenarten

Am Ende der Seite wird eine weitere Tabelle dargestellt, in der die Summe der Erlös- und Kostenarten pro Buchungskonto bzw. Projekt aufgeführt wird:

Tabelle „Summe der Erlös- und Kostenarten pro Buchungskonto/Projekt"

Spalte	Inhalt
1	Unterste Buchungsebene
2	Kostenartennummer und Bezeichnung
3	Summierter Betrag

Kontoauszug

Die Darstellung der gefundenen Datensätze beim Kontoauszug stellt eine Kombination der Darstellungen der Auswertungstypen Kontostand und Einzelbuchungen dar.

Aufbau

Für jeden gefundenen Kontostands-Datensatz werden die dazugehörigen Einzelbuchungen (sofern vorhanden) dargestellt.

Kontoauszug mit Kontostands-Datensatz und zugehörigen Einzelbuchungen

Unterschied zu Einzelbuchungen

Im Kontoauszug wird die „Summe der Erlös- und Kostenarten" nicht dargestellt.

Wichtige Tipps zum Buchungszeitraum

Enddatum immer auf heute setzen

Setzen Sie das Enddatum immer auf das heutige Datum. Buchungen werden häufig nachträglich gebucht (z. B. Jahresabschluss-Korrekturen). Ein zu frühes Enddatum führt dazu, dass aktuelle Buchungen fehlen und der Kontostand unvollständig wirkt.

Startdatum 01.12. des Vorjahres

Setzen Sie das Startdatum auf den 01.12. des Vorjahres, um sicherzustellen, dass alle Festlegungen aus dem Jahreswechsel (Vorjahres-Festlegungen) im Ausdruck enthalten sind.

Einstiegsebene

Das Feld „Einstiegsebene" ermöglicht einen hierarchischen Einstieg in die Kostenstellenstruktur:

Option	Bedeutung
Fachbereich	Übergeordnete Fachbereichsebene
Institution 2. Ebene	Zweite Hierarchieebene
Institution 3. Ebene	Dritte Hierarchieebene
Institution 4. Ebene	Einzelne Kostenstelle

Wenn die Institutionsnummer unbekannt ist

Wählen Sie „Fachbereich" und navigieren Sie von oben nach unten durch die Hierarchie zu Ihrer Kostenstelle. So müssen Sie die 8-stellige Nummer nicht auswendig kennen.

Drittmittel-Kontoauszug

Bei Drittmitteln erscheinen sowohl Einnahmetitel (eingegangene Mittel vom Geldgeber) als auch Ausgabetitel nebeneinander im Kontoauszug.

Minusbeträge bei Ausgabetiteln nicht verwirren lassen

Ein Minusbetrag beim Ausgabetitel bedeutet eine Gutschrift oder Rückerstattung – das ist normal und kein Fehler. Für die Beurteilung der verfügbaren Mittel schauen Sie auf die Spalte „Verf. (Ein.)" im Kontostand-Teil des Kontoauszugs.

Drittmittel-Kontoauszug mit Einnahme- und Ausgabetiteln

Export als PDF

Der Kontoauszug kann über das Drucker-Symbol (🖨) als PDF exportiert werden. Dies ist der einzige Auswertungstyp mit einem direkten PDF-Export direkt aus der Ansicht heraus.

Vergleich: Alte und neue Darstellung

Alte Darstellung

In der alten Darstellung wurden die Buchungen mit der Spalte „Buchart" kategorisiert.

Alte Darstellung des Kontoauszugs mit Spalte „Buchart"

Neue Darstellung

In der neuen Darstellung werden die Buchungen gleich in der jeweiligen Kategorie sortiert aufgeführt.

Neue Darstellung des Kontoauszugs mit kategorisierter Sortierung

Begriffsänderungen

• Aus „Festlegungen" wurde „Verpflichtung"
• Aus „Sollstellungen" wurde „Forderung"

Finanzsicht Projekte

Die Finanzsicht Projekte bietet einen kompakten Überblick über alle Ihre Drittmittelprojekte. Sie sehen auf einen Blick, wie viel Budget noch verfügbar ist – ohne sich durch einzelne Kostenstellen klicken zu müssen.

Wann nutze ich die Finanzsicht Projekte?

• Schneller Überblick über alle Drittmittelprojekte gleichzeitig
• Vergleich: Wie viel wurde bewilligt – wie viel ist tatsächlich eingegangen – wie viel wurde ausgegeben?
• Kontrolle, ob der verfügbare Betrag noch ausreicht

Für eine detaillierte Buchungshistorie eines einzelnen Projekts verwenden Sie stattdessen Einzelbuchungen oder Kontoauszug.

Navigation

Finanzberichte → Finanzsicht Projekte

Suchmaske

Die Finanzsicht Projekte hat eine eigene Suchoberfläche. Alle Felder sind optional – ohne Eingabe werden alle Ihre Projekte angezeigt.

Feld	Funktion
Projektnummer	Suche nach einer bestimmten Projektnummer
Projektbezeichnung	Freitextsuche im Projekttitel
von Jahr / bis Jahr	Zeitraum einschränken
Bewilligungssicht	Checkbox: Ansicht auf Bewilligungsbeträge umschalten (s. u.)

Ergebnisseite der Finanzsicht Projekte mit aufgeklapptem Drittmittelprojekt

Ergebnisseite

Projektzusammenstellung

Jedes Projekt wird mit seinen Kerndaten angezeigt: - Projektnummer und -bezeichnung - Projektbeginn und -ende - HauptBetrKoSt (Hauptkostenstelle) - Projektleiter/in und Hauptgeldgeber

Aufklappen und Zuklappen

Mit dem [+]-Button links neben dem Projektnamen klappen Sie die Ausgabearten auf. Über [−] klappen Sie sie wieder ein.

Über die Links „Alle Projektdetails [aufklappen] [zuklappen]" können Sie alle Projekte gleichzeitig aus- oder einblenden.

Ladezeit bei vielen Projekten

Das vollständige Aufklappen aller Projekte kann bei einem umfangreichen Suchergebnis längere Zeit in Anspruch nehmen.

Spaltenbeschreibung

Spalte	Bedeutung
HJ	Haushaltsjahr
Kapitel	Haushaltkapitel (i.d.R. 01524)
TGr/Dr	Titelgruppe (41 = Drittmittel)
A.art	Ausgabeart
Bezeichnung	Name des Projekts oder der Ausgabeart
Ein.Rest	Einnahmenrest aus dem Vorjahr
Einn.	Tatsächlich eingegangene Einnahmen
Verpfl.	Festgelegte, noch nicht ausgezahlte Beträge
Ausg.	Bereits ausgezahlte Beträge
Verf.(Ein.)	Verfügbar gegenüber tatsächlichen Einnahmen

Negativer Wert in „Verf.(Ein.)"

Ein negativer Betrag in der letzten Spalte bedeutet, dass mehr ausgegeben wurde, als bisher an Einnahmen eingegangen ist. Nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit Ihrer/Ihrem Drittmittelsachbearbeiter/in auf, um einen Mittelabruf beim Geldgeber einzuleiten.

Einnahmesicht vs. Bewilligungsansicht

Die Finanzsicht Projekte bietet zwei Berechnungsgrundlagen:

Einnahmesicht (Standard)

Zeigt, was auf Basis der tatsächlich eingegangenen Mittel noch verfügbar ist:

Verfügbar (Einnahmen) = Einnahmen − Ausgaben − Verpflichtungen

Bewilligungsansicht

Zeigt, was auf Basis des bewilligten Gesamtbetrags noch ausgegeben werden darf:

Verfügbar (Bewilligung) = Bewilligung − Ausgaben − Verpflichtungen

Wechseln Sie zwischen den Ansichten über den Link „Wechseln zur Bewilligungssicht" bzw. „[Anfrage] [Bewilligungssicht]" auf der Ergebnisseite.

Bewilligungsansicht der Finanzsicht Projekte

Welche Ansicht ist relevant?

Für die laufende Budgetkontrolle ist die Einnahmesicht relevant: Sie zeigt, wie viel Geld tatsächlich verfügbar ist. Die Bewilligungsansicht ist nützlich für eine Prüfung, ob der Geldgeber noch weitere Mittel abrufen könnte.

Video: Finanzsicht Projekte bedienen

Das folgende Video zeigt, wie Sie Projekte aufklappen und zwischen den Ansichten wechseln (stumm, ohne Ton):

PDF- und Excelexport

Die Darstellungen der Dialoge Kontostand, Kontoauszug und Einzelbuchungen lassen sich exportieren.

PDF-Export

Alle drei Auswertungstypen lassen sich als PDF-Datei exportieren. Klicken Sie hierzu auf der entsprechenden Ergebnisseite oben rechts auf das PDF-Symbol:

PDF-Export-Symbol

Verfügbar bei: Kontostand, Einzelbuchungen, Kontoauszug

Excel-Export

Die Ergebnisseite des Dialogs Einzelbuchungen lässt sich zusätzlich in eine Excel-Datei exportieren. Klicken Sie hierzu auf der Ergebnisseite oben rechts auf das Excel-Symbol:

Excel-Export-Symbol

Verfügbar bei: Nur Einzelbuchungen

Gruppierung im Excel-Export

Die Einzelbuchungen werden wie in der Bildschirmausgabe gruppiert:

1. Einnahmen und Ausgaben
2. Mittelzuweisungen, Bewilligungen und Reste
3. Verpflichtungen
4. Offene Forderungen
5. Offene Abschläge aus Vorjahren

Spalten im Excel-Export

Damit für bestimmte Buchungsvorgänge unabhängig von Kenntnissen der Buchungsschlüssel leicht Summen ermittelt werden können, werden die Buchungsbeträge in besondere Spalten einsortiert. Die folgende Tabelle zeigt die Logik für die Einsortierung:

Logik für die Einsortierung der Buchungsbeträge in Abhängigkeit vom Buchungsvorgang

Budget-Spalten

Spalte	Beschreibung
Budget_ohne_E	Budget durch Mittelzuweisungen ohne Einnahmeverstärkung
Budget_durch_E	Budget, welches durch Einnahmeverstärkung entsteht
Budget (Summe)	Ergibt sich als Summe beider Beträge

Buchungsschlüssel

Die aus 3 Ziffern bestehenden Zahlen in den Spaltenüberschriften sind die Buchungsschlüssel.

Glossar

Buchungsarten-Kürzel

Kürzel	Bezeichnung	Erläuterung
H	Haushaltsausgabe	Reguläre Auszahlung (Rechnung, Überweisung)
U	Umbuchung	Interne Mittelverschiebung zwischen Kostenstellen
HE	Haushaltsmitteleingang / Abschlagsreise	Vorschuss für Dienstreise oder eingehende Haushaltsmittel
HL	Rückforderung	Rückzahlung eines zu viel ausgezahlten Betrags
F	Festlegung	Reservierung für noch nicht bezahlte Verbindlichkeit (z. B. offene Bestellung)
FF	Festlegung Fremdwährung	Festlegung in Fremdwährung; Eurobetrag wird nach Rückmeldung der Staatsoberkasse aktualisiert
FD	Festlegung Dauerauftrag	Festlegung für wiederkehrende Verpflichtungen (Daueraufträge)
G	Gutschrift / Mittelabruf	Gutschrift auf dem Konto oder Mittelabruf bei Drittmittelprojekten
SH	Haushaltssoll	Ansatzbuchung zu Jahresbeginn
SR	Haushaltsrest	Vorjahresübertrag nicht verbrauchter Mittel
SZ	Sonstige Zuweisung	Nachträgliche Mittelzuweisung im laufenden Jahr
SP	Sperre	Vorübergehende Sperrung von Haushaltsmitteln

Kontostand-Felder

Haushaltsmittel (TG 40)

Spaltenbezeichnung	Kürzel	Bedeutung
Ansatz	SH	Bewilligter Haushaltsansatz für das laufende Jahr
Rest	SR	Nicht verbrauchter Haushaltsrest aus dem Vorjahr (Übertrag)
Sonst. Zuweisung	SZ	Zusätzliche Mittelzuweisungen im laufenden Jahr (z. B. durch Umwidmung)
Sperre	SP	Vorübergehend gesperrte, nicht disponible Mittel (an der Universität Bayreuth nicht genutzt)
Forderungen	H	Geld, das noch zu erwarten ist (offene Sollstellungen)
Ausg.	—	Summe aller Ausgaben
Verpfl.	F	Festgelegte, aber noch nicht ausgezahlte Beträge (offene Verpflichtungen)
Einn.	—	Eingegangene Einnahmen auf diesem Konto
Verf.	—	Tatsächlich verfügbares Budget = Ansatz + Rest + SZ − SP − Ausg. − Verpfl.
Verf. o. Festl.	—	Verfügbar ohne Berücksichtigung der Festlegungen

Drittmittel (TG 41)

Spaltenbezeichnung	Kürzel	Bedeutung
Bewill.	SH	Bewilligter Gesamtbetrag des Drittmittelprojekts
Bewill. Rest	SR	Verbleibender Bewilligungsbetrag
Ges. Bewill.	—	Gesamtbewilligung über die Projektlaufzeit
Ein. Rest + Einn.	—	Einnahmenrest aus Vorjahr + tatsächlich eingegangene Mittel
Ein. Rest	SG	Einnahmenrest aus dem Vorjahr
Verf. (Bewill.)	—	Verfügbar gegenüber Bewilligung (laut Bewilligungsbescheid)
Verf. (Ein.)	—	Verfügbar gegenüber tatsächlichen Einnahmen – wichtigster Wert für die laufende Budgetkontrolle

Systemkürzel

Kürzel	Bedeutung
AA	Ausgabeart (3-stellig, nur Drittmittel)
bt-Kennung	Persönlicher Benutzername der Universität Bayreuth (z. B. bt12345)
DR	Deckungsring
HJ	Haushaltsjahr
KOA	Kostenart (5-stellig)
KST	Kostenstelle (8-stellig)
TG	Titelgruppe (40 = Haushalt, 41 = Drittmittel)
TGr/Dr	Titelgruppe/Deckungsring
VJ	Vorjahr

Häufige Fragen (FAQ)

Zugang

Wie beantrage ich Zugang zu HIS-QIS?

Den Zugang beantragen Sie über das Formular „Antrag auf Teilnahme am Verfahren QISFSV". Alle Details finden Sie auf der Seite Zugang beantragen.

Ich möchte auch frühere Haushaltsjahre einsehen – wie geht das?

Tragen Sie im Antragsformular ein: „ab 01.01.20XX". Ohne diese Angabe erhalten Sie standardmäßig nur Zugriff auf das aktuelle und ggf. das vorangegangene Haushaltsjahr.

Buchungen und Kontostand

Der Kontostand stimmt anscheinend nicht – was tun?

Häufigste Ursache: Das Enddatum des Buchungszeitraums liegt in der Vergangenheit, sodass nachträgliche Buchungen (z. B. Jahresabschluss-Korrekturen) nicht berücksichtigt werden. Setzen Sie das Enddatum immer auf das heutige Datum.

Wenn der Wert dann immer noch nicht plausibel erscheint, wenden Sie sich an die Zentrale Buchungsstelle (Referat II/1.1.2).

Wie erkenne ich, wie viel Geld noch zur Verfügung steht?

Schauen Sie in der Kontostand-Ansicht auf die Spalte „Verf." (Verfügbar). Dieser Wert entspricht dem tatsächlich noch disponierbaren Budget:

Verf. = Ansatz + Rest + Sonstige Zuweisungen − Sperre − Ausgaben − Festlegungen

Bei Drittmitteln ist die Spalte „Verf. (Ein.)" (verfügbar gegenüber tatsächlichen Einnahmen) der relevante Wert.

Was bedeutet ein Minusbetrag bei einer Buchung?

Das hängt vom Titeltyp ab:

• Bei Ausgabetiteln (1. Ziffer der Titelnummer 4–9): Minus = Gutschrift oder Rückerstattung
• Bei Einnahmetiteln (1. Ziffer 0–3): Minus = Ausgabe oder Rückzahlung

Was ist eine Festlegung / Verpflichtung?

Eine Festlegung (Kürzel F) ist eine Mittelreservierung für eine noch nicht bezahlte Verbindlichkeit – zum Beispiel eine offene Bestellung, ein genehmigter Dienstreise-Vorschuss oder eine laufende Beauftragung. Das Geld ist zwar noch auf dem Konto, aber bereits „verplant" und erscheint im Kontostand in der Spalte „Verpfl.".

Ich sehe keine Festlegungen – warum?

Festlegungen aus dem Jahreswechsel (Vorjahres-Festlegungen, die ins neue Jahr übernommen wurden) sind nur sichtbar, wenn das Startdatum des Buchungszeitraums auf oder vor dem 01.12. des Vorjahres liegt.

Setzen Sie das Startdatum auf 01.12. des Vorjahres, um alle Festlegungen vollständig zu sehen.

Warum werden Belege zu einzelnen Buchungen nicht angezeigt?

Es gibt zwei mögliche Gründe:

1. Noch nicht gescannt: Der Beleg wurde zwar verbucht, aber noch nicht digitalisiert und ins System eingepflegt.
2. Datenschutz: Die Buchung betrifft eine andere Kostenstelle und ist für Sie aus Datenschutzgründen nicht einsehbar.

In beiden Fällen können Sie den Originalbeleg bei der Zentralen Buchungsstelle (Referat II/1.1.2) anfordern.

Buchungszeitraum und Haushaltsjahr

Was bedeutet der Tipp mit 01.12. des Vorjahres?

Buchungen werden häufig erst nach dem Jahreswechsel rückwirkend gebucht oder korrigiert. Wenn Sie als Startdatum den 01.12. des Vorjahres wählen, stellen Sie sicher, dass Sie auch diese späten Buchungen (insbesondere Jahresabschluss-Festlegungen) in Ihrer Auswertung sehen.

Wie sehe ich Buchungen über mehrere Haushaltsjahre?

Beim Auswertungstyp Einzelbuchungen: Lassen Sie das Feld „Haushaltsjahr" leer und geben Sie stattdessen einen jahresübergreifenden Buchungszeitraum ein. So erhalten Sie alle Buchungen über mehrere Jahre in einer einzigen Ansicht.

Drittmittel

Was ist der Unterschied zwischen „Verf. (Bewill.)" und „Verf. (Ein.)"?

• Verf. (Bewill.): Was laut Bewilligungsbescheid noch ausgegeben werden darf (theoretischer Maximalwert)
• Verf. (Ein.): Was aufgrund der tatsächlich eingegangenen Mittel noch verfügbar ist (praktisch relevanter Wert)

Ein negativer Wert in „Verf. (Ein.)" bedeutet: Es wurden mehr Mittel ausgegeben als bisher eingegangen sind. Nehmen Sie dann Kontakt mit Ihrer Drittmittelsachbearbeitung auf, um einen Mittelabruf einzuleiten.

Warum erscheinen in der Finanzsicht Projekte Minusbeträge beim Ausgabetitel?

Das ist normal. Ein Minusbetrag beim Ausgabetitel bedeutet, dass eine Rückerstattung oder Gutschrift auf diesem Titel gebucht wurde. Der tatsächlich verfügbare Betrag ergibt sich erst aus der Gesamtrechnung (Spalte „Verf.(Ein.)").

Verschiedenes

Was ist der Unterschied zwischen Kontostand, Kontoauszug, Einzelbuchungen und Finanzsicht Projekte?

Funktion	Beschreibung	Wann nutzen?
Kontostand	Aggregierte Übersicht (Summen pro Konto)	Schnelle Budgetkontrolle
Einzelbuchungen	Jede einzelne Buchungsbewegung mit Datum, Betrag, Belegnummer	Detailrecherche, Fehlersuche
Kontoauszug	Kombinierte Darstellung aus Kontostand + Einzelbuchungen; als PDF exportierbar	Vollständige Dokumentation
Finanzsicht Projekte	Überblick über alle Drittmittelprojekte	Projektkontrolle, Mittelabruf

Ich sehe beim Inventar nicht alle Geräte meiner Kostenstelle – warum?

Das Inventar wird über die Rolle „Inventarisierung" eingesehen, nicht über „Finanzbearbeitung". Sie müssen daher die Rolle wechseln (siehe Übersicht). Geräte, die einer anderen Kostenstelle zugeordnet wurden oder noch nicht inventarisiert sind, erscheinen nicht in Ihrer Ansicht. Nicht mehr vorhandene Geräte (z. B. verschrottete oder verlegte Inventarpositionen) melden Sie bitte an die Bestandsverwaltung, Referat II/2.5.

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